Realizar un evento es algo que lleva mucho trabajo, por lo que como organizador, deberás estar atento a muchos detalles esenciales para que puedas hacerlo a la perfección y que se cumplan los objetivos que te has planteado para la celebración.
Para crear un evento exitoso, debes tener en cuenta estos pasos
Establece los objetivos del evento
- Lo primero que tienes que definir para crear un evento son los objetivos que quieres conseguir con este, si quieres potenciar un producto o servicio, dar a conocer tu marca, entre otros.
- Es importante tener en claro que el evento debe ser organizado con algún fin en específico, lejos de que algunos puedan pensar que no es importante, todos los eventos se realizan con alguna intención aunque no lo parezca.
Define el público objetivo
- Ya con los objetivos del evento establecidos, puedes pasar a definir quién será el público objetivo del evento y lo que te motiva a realizarlo.
- Conocer a quién se dirige el evento te permite organizarte mucho más, ya que no se utiliza el mismo protocolo para todos los tipos de públicos, así que hay que establecer bien todo lo relacionado con esto.
- Otro aspecto a resaltar a la hora de conocer tu público objetivo, es que te permitirá decidir si el evento será formal o informal, el tipo de vestimenta para los invitados, si contará la celebración con un brindis, protocolos de bienvenida, etc.
- Las celebraciones formales conllevan a realizar invitaciones para que los asistentes confirmen su presencia a dicho acto, así que esto es otro detalle del que tendrás que estar pendiente al crear un evento.
- Si se trata de un evento empresarial interno, la convocatoria puedes hacerlo vía correo empresarial y señalando los datos del mismo.
Elige en sitio del evento
- Como tercer paso tendrás que hacer la elección del sitio donde se realizará tu evento, teniendo en cuenta el tipo de celebración que estarás llevando a cabo, el público objetivo que convocarás y la cantidad de personas que hayas invitado.
- Es muy importante que consigas un lugar con el acondicionamiento necesario para tu evento, que tenga todas las comodidades que pudieran necesitar tus invitados, como aparcamiento, ya que son aspectos importantes que ellos tomarán en cuanto para asistir o no.
- Actualmente existen muchas opciones como los eventos híbridos que permiten tanto a trabajadores externos como presenciales realizar un evento.
Define la fecha
- El cuarto paso para crear tu evento es otro muy importante, ya que es la definición de la fecha en que se realizará este, la cual debe ser adecuada y favorable con los objetivos establecidos inicialmente.
- Si quieres hacer un team building, por ejemplo, lo ideal es que sea un fin de semana, lejos de las horas laborables, pero si quieres hacer el lanzamiento de un producto, será mejor hacerlo entre semana.
Solicita presupuestos
- Lo próximo a realizar es solicitar presupuestos a las agencias de eventos para que se encarguen de todo lo que tiene que ver con el catering, decoración, mobiliarios, entre otros, basados en la cantidad de invitados que vayas a tener y de los que te entreguen, elige el que se adapte más al dinero que tienes pensado destinar para tu evento.
- Sin embargo, también puedes encargarte tú mismo de hacer las contrataciones de distintas empresas en cada uno de los puntos de tu evento, pero debes tener en cuenta que te llevará aún más tiempo y tosas las negociaciones deberás hacerlo de manera individual.
Convoca patrocinadores a tu evento
- En muchas oportunidades se solicita el patrocinio de alguna empresa para los eventos, con la intención de que estos asuman los gastos que acarree la organización del mismo, al tiempo de que estos lo utilizan como una plataforma publicitaria para sus productos o servicios.
- Los patrocinios puedes ser desde los restaurantes con la comida del evento, pasando por la comida y hasta el sonido que se coloque en el mismo.
- Puedes hacer acuerdo de intercambios con algunos patrocinadores, para que estos presten servicios en tu evento a cambio de la publicidad que generes en él.
Promociona el evento
- Ya solo falta la promoción de tu evento, conseguir que tu público objetivo se entere su realización, dónde será, la fecha, quienes estarán invitados, etc., así como también es importante que toda la prensa sepa dichos detalles, ya que ellos serán para de la plataforma para que esto sea posible.
¡No olvides el briefing!
- Todos los eventos necesitan obligatoriamente un briefing, ya que con este podrás tener en claro todo lo relacionado con el evento, estableciendo de antemano las acciones que se deben realizar para conseguir que desarrolle, garantizado una ejecución más eficaz.
- El briefing servirá como un manual de consulta para todos los involucrados en la realización de tu evento, el cual podrás utilizar si en algún momento sienten que han perdido el norte con la organización de este.
Son unos pasos sencillos pero muy importantes, los cuales no puedes dejar a un lado si quieres conseguir un evento impecable y exitoso.
